Bồi nền tài liệu giấy: Vấn đề cấp bách

Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ tài nguyên và môi trường là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường hiện đang lưu trữ bảo quản hàng trăm mét giá tài liệu ngành tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh. Trong đó có những tài liệu được hình thành từ trước năm 1975 như sổ địa bộ, bản đồ…

 Tài liệu lưu trữ là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, phản ánh các thành tựu sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau. Đặc biệt tài liệu lưu trữ của ngành tài nguyên và môi trường là những hồ sơ, tài liệu rất có giá trị phục vụ thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được sản sinh trong quá trình hoạt động, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra được lưu trữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết, hơn nữa là nguồn tài liệu khẳng định quyền sử dụng đất hợp pháp, giúp tăng cường công tác quản lý Nhà nước về đất đai, tạo điều kiện để Nhà nước nắm chắc quỹ đất, phục vụ tốt hơn công tác quy hoạch, lập kế hoạch sử dụng đất, khắc phục tình trạng lấn chiếm đất đai, sử dụng sai mục đích tạo điều kiện cho cơ quan có thẩm quyền trong công tác giải quyết tranh chấp đất đai và công tác khác thuộc lĩnh vực tài nguyên và môi trường như tài nguyên nước, khoáng sản, khí tượng thủy văn, đo đạc và bản đồ…

Cán bộ Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ tài nguyên và môi trường đang bồi nền tài liệu giấy

Tài liệu lưu trữ còn là công cụ để quản lý nhà nước, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của đất nước, đấu tranh chống mọi kẻ thù trong và ngoài nước. Vì vậy, bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Trong đó, tu bổ tài liệu là việc thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ có nguy cơ bị hư hỏng là việc cần quan tâm. Các tài liệu được hình thành từ các vật hữu cơ. Do vậy, chúng dễ bị tổn hại và tích tụ những yếu tố phá hủy chính bản thân các tài liệu này. Các tài liệu bắt đầu bị tổn hại ngay khi hình thành và quá trình này ngày càng lớn trong điều kiện môi trường bảo quản kém không bảo đảm về nhiệt độ, độ ẩm, ô nhiễm và bụi, đây cũng là nguyên nhân khiến cho tài liệu bị giòn, mốc, ngả màu, bị côn trùng và sinh vật gây hại tấn công.

Để thực hiện được công tác tu bổ, việc lựa chọn những tài liệu có giá trị về mặt chính trị, lịch sử nhưng bị hư hỏng để đem ra phục chế là vô cùng quan trọng. Vừa qua, Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ tài nguyên và môi trường đã lựa chọn 6.348 tờ tài liệu khổ A3 và 2.452 tờ tài liệu khổ A2 và tiến hành tu bổ. Để bảo đảm việc tu bổ được thuận lợi, hiệu quả cần chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ cần thiết như: Bàn tu bổ, giấy dó các loại, dao xương, thước, kéo, bàn ép, máy xén, dao xén… đặc biệt là khâu pha chế hồ dán. Tùy theo mức độ hư hỏng và loại tài liệu mà tiến hành và dán tài liệu có tình trạng vật lý tốt nhưng rách mép ngoài hoặc các lỗ thủng trên bề mặt, bồi nền tài liệu có tình trạng vật lý yếu hoặc bị giòn, bồi nền và viền mép in sao ánh sáng hoặc in trên giấy Troky hay tu bổ bản đồ (bằng vải).

Thực tế chứng minh rằng, tuổi thọ của tài liệu dài hay ngắn còn tùy thuộc vào điều kiện bảo quản chúng. Để lưu giữ tài liệu tồn tại được bền lâu, không bị hư hỏng hoặc mất mát bởi tác động của tự nhiên và con người thì phải áp dụng các biện pháp kỹ thuật tiên tiến, phải có chế độ bảo quản chặt chẽ thì mới kéo dài tuổi thọ của tài liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai. Đến nay, Sở Tài nguyên và Môi trường đang quản lý hơn 2.200m giá tài liệu tương đương 142.609 hồ sơ và 40.000 tờ bản đồ với nhiều tỷ lệ khác nhau. Trong đó, phần lớn là hồ sơ chuyên ngành thuộc các lĩnh vực đất đai, đo đạc và bản đồ, tài nguyên nước và khoáng sản, môi trường… rất có giá trị đối với công cuộc xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội của Bình Dương trong hiện tại và tương lai.

Hàng năm, trung tâm phục vụ bình quân cho hơn 1.000 phiếu yêu cầu, với 6.200 hồ sơ đưa ra khai thác, cung cấp hơn 43.000 trang tài liệu lưu trữ cho các tổ chức, cá nhân đến nghiên cứu, khai thác dữ liệu về tài nguyên và môi trường. Nhưng công tác tổ chức khai thác sử dụng vẫn dựa chủ yếu vào phương pháp thủ công truyền thống, đã làm đẩy nhanh quá trình lão hóa và đang trở thành nguy cơ hủy hoại, mất mát cao nhất đối với tài liệu. Trong đó, một số tài liệu được hình thành trước năm 1975 như sổ địa bộ, địa bạ… trên chất liệu giấy không được tốt cộng với việc bảo quản trong điều kiện hệ thống kho tàng, trang thiết bị hạn chế, ở môi trường khí hậu thuận lợi cho các tác nhân gây hủy hoại tài liệu phát triển. Do vậy, một số tài liệu của sở đã và đang bị lão hóa nhanh, nhiều tài liệu đã bị giòn mủn, gãy nếp, ố, mốc… nhiều thông tin tài liệu có nguy cơ bị mất đi vĩnh viễn, không thể phục hồi. Vì vậy, việc thực hiện bồi nền các hồ sơ, tài liệu đứng trước nguy cơ hủy hoại cao nhằm kéo dài tuổi thọ, bảo toàn thông tin tài liệu và gìn giữ di sản đặc biệt này cho các thế hệ sau là vấn đề cấp bách cần thực hiện.

P.V