Công tác lưu trữ tài liệu tài nguyên và môi trường: Đẩy mạnh hiện đại hóa

Trước đây, công tác lưu trữ tài liệu về tài nguyên và môi trường (TN&MT) được ngành chức năng thực hiện theo phương pháp thủ công truyền thống, theo đó tài liệu giao nộp ở dạng tích đống, bó gói, chưa được sắp xếp phân loại theo quy định. Nhờ đẩy mạnh hiện đại hóa, hướng đến xây dựng Chính phủ điện tử, đến nay công tác lưu trữ tài liệu về TN&MT đã có nhiều thay đổi phù hợp với điều kiện hiện nay.

Lãnh đạo Trung tâm Công nghệ thông tin lưu trữ TN&MT Sở TN&MT kiểm tra kho lưu trữ thông tin

Thu nhỏ kho tài liệu

Tài liệu chuyên ngành TN&MT là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ trong lĩnh vực TN&MT. Vì vậy, công tác lưu trữ thông tin TN&MT luôn được lãnh đạo Sở TN&MT quan tâm và chỉ đạo sâu sát về nghiệp vụ.

Ông Đỗ Văn Hiển, Phó Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin lưu trữ TN&MT Sở TN&MT, cho biết đến nay sở đã thu thập được hơn 3.000m giá tài liệu, trong đó đã sắp xếp, chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ 1.692,5m, tương đương 150.578 đơn vị bảo quản và hơn 40.000 tờ bản đồ các loại tỷ lệ. Trong số này, phần lớn là hồ sơ chuyên ngành thuộc các lĩnh vực đất đai, đo đạc và bản đồ, tài nguyên nước, khoáng sản, khí tượng thủy văn, môi trường... rất có giá trị.

Khối tài liệu này được thu thập từ các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan Sở TN&MT, cụ thể như các đơn vị trực thuộc sở, Sở Nội vụ, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thông, Sở Xây dựng, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Y tế, Ban Quản lý Các khu công nghiệp tỉnh... Hàng năm, Sở TN&MT cung cấp hàng ngàn hồ sơ, tài liệu cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu nghiên cứu khai thác và sử dụng dữ liệu TN&MT với tổng số tài liệu được sao chụp hơn 40.000 trang tài liệu lưu trữ.

Cán bộ quản lý lưu trữ tại Trung tâm Công nghệ thông tin lưu trữ Sở TN&MT cho biết, với tính chất quan trọng là nguồn tài liệu gốc của các hồ sơ, văn bản liên quan đến lĩnh vực TN&MT nên công tác bảo quản tài liệu luôn được đơn vị gìn giữ an toàn, không để xảy ra trường hợp hư hỏng, mất mát. Bên cạnh đó, đơn vị thường xuyên kiểm tra vệ sinh kho tài liệu, chống ẩm mốc, côn trùng cắn phá tài liệu, bảo đảm an toàn phòng cháy và che chắn tài liệu phòng khi mưa bão xảy ra. Trung tâm cũng sắp xếp, phân loại hồ sơ, tài liệu theo từng lĩnh vực một cách khoa học, hợp lý bảo đảm phục vụ công tác nhập, xuất tài liệu chính xác và kịp thời.

Hướng đến Chính phủ điện tử

Ứng dụng công nghệ hiện đại, thu gọn kho hồ sơ trong hệ thống máy tính nhưng vẫn bảo đảm truy suất nhanh, chính xác vừa là mục tiêu vừa là nhiệm vụ của ngành TN&MT hiện nay, nhằm hướng đến tiêu chuẩn đô thị thông minh và xây dựng Chính phủ điện tử.

Tài liệu, hồ sơ lưu trữ về TN&MT, bao gồm: Số liệu, kết quả thống kê, tổng hợp, báo cáo; số liệu, kết quả điều tra, khảo sát, đánh giá; quy hoạch, kế hoạch đã được phê duyệt; kết quả cấp, gia hạn, thu hồi các loại giấy phép và các nội dung liên quan đến giấy phép; hệ thống thông tin địa lý…. Đây là những nhóm hồ sơ, tài liệu rất có giá trị phục vụ thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được sản sinh trong quá trình hoạt động của các đơn vị, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra được lưu trữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Các nhóm hồ sơ này là nguồn tài liệu khẳng định quyền sử dụng đất hợp pháp, giúp các cấp, các ngành liên quan tăng cường công tác quản lý nhà nước về đất đai, tạo điều kiện để Nhà nước nắm chắc quỹ đất, phục vụ tốt hơn công tác quy hoạch, lập kế hoạch sử dụng đất, qua đó khắc phục tình trạng lấn chiếm đất đai, sử dụng sai mục đích. Cùng với đó, dữ liệu hồ sơ này tạo điều kiện cho cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp đất đai và công tác khác thuộc lĩnh vực TN&MT, như tài nguyên nước, khoáng sản, khí tượng thủy văn, môi trường, đo đạc và bản đồ…

Theo ông Hiển, để đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, cung cấp, chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, đồng thời kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc, việc ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu số kho lưu trữ là một trong những giải pháp hữu hiệu cần thực hiện. Đến nay, Sở TN&TM đã số hóa hồ sơ tài liệu của ngành, đồng thời xây dựng tích hợp vào phần mềm ứng dụng công nghệ Web-base. Đây là công nghệ hiện đại, có thể tích hợp được vào hệ thống website, cổng thông tin điện tử hay hệ thống Chính phủ điện tử và khai thác trên mạng internet.

Kết quả nói trên đã đáp ứng được yêu cầu đặt ra với người sử dụng, đó là tiếp nhận yêu cầu kịp thời, việc quản lý tìm kiếm nhanh, xử lý cung cấp hồ sơ tài liệu qua phần mềm bảo đảm chính xác, kịp thời. Kết quả này cũng giúp ngành TN&MT tiến tới phục vụ cung cấp trực tuyến cho toàn ngành.

Theo ngành TN&MT tỉnh, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ cung cấp thông tin đã tạo được một cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý chặt chẽ, phục vụ việc tra cứu thông tin, khai thác nhanh, chính xác và hiệu quả. Giải pháp này nhằm phát huy hơn nữa vai trò của tài liệu lưu trữ trước nhu cầu thông tin ngày càng cao của xã hội, qua đó góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, thúc đẩy công nghiệp hóa, hiện đại hóa.

 DUY CHÍ