Quy định mới về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Ngày 5-3-2020 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư, trong đó Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày đối với văn bản hành chính, trong đó có nhiều nội dung mới:

Thứ nhất, bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman, nếu như trước đây phông chữ sử dụng để trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 thì hiện nay đã quy định cụ thể phông chữ phải là phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Thứ hai, hướng dẫn cụ thể phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản, tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. Tên loại và trích yếu được đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 - 14, đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, chữ thường, cỡ 13- 14, đứng, đậm. Bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Thứ ba, bổ sung yêu cầu trình bày căn cứ ban hành văn bản, căn cứ ban hành văn bản ghi đầy đủ tên, loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày, tháng, năm ban hành và trích yếu nội dung văn bản (luật và pháp lệnh không ghi số, ký hiệu và cơ quan ban hành). Căn cứ ban hành văn bản trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 - 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau đó mỗi căn cứ phải xuống dòng có dấu chấm phẩy, dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm.

Thứ tư, chữ ký của người có thẩm quyền, nghị định mới đã bổ sung chữ ký số của người có thẩm quyền, theo đó, hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Netwwork Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

Bên cạnh đó, Nghị định 30/2020/NĐ-CP còn quy định khá nhiều nội dung khác có liên quan như: khoảng cách giữa các dòng, đoạn, khoảng cách từ số ký hiệu văn bản với trích yếu nội dung văn bản; quy định về viết hoa trong văn bản hành chính;…

Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 5-3-2020.

SỞ TƯ PHÁP