Luật Lưu trữ được Quốc hội Nước CHXHCN Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11-11-2011 và có hiệu lực thi hành từ ngày 1-7-2012 đã đánh dấu sự hoàn thiện về cơ sở pháp lý cho công tác lưu trữ. Với khối lượng hồ sơ, tài liệu lớn, hình thành trong quá trình quản lý tài nguyên đất đai, tài nguyên khoáng sản, môi trường nước, môi trường tự nhiên và địa giới hành chính trong suốt chiều dài lịch sử hình thành và phát triển của tỉnh; đồng thời, dữ liệu tài nguyên và môi trường có giá trị phục vụ cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử, giải quyết tranh chấp đất đai, là nguồn tài liệu khẳng định quyền sử dụng đất hợp pháp cho tổ chức và cá nhân. Vì vậy, nó là tài liệu lưu trữ quốc gia - di sản của dân tộc, không chỉ có giá trị đặc biệt đối với xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội của địa phương, mà còn có giá trị đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam XHCN.
Giao diện phần mềm số hóa của Sở Tài nguyên và Môi trường Ảnh: ĐỖ VĂN HIỂN
Hiện nay, việc bảo quản tài liệu chủ yếu ở dạng truyền thống (dạng giấy, hình ảnh, đĩa…) và khai thác tại kho lưu trữ qua việc sử dụng trực tiếp tài liệu gốc đã gây khó khăn cho công tác tra cứu thông tin và ảnh hưởng tuổi thọ của tài liệu. Để đáp ứng yêu cầu công tác cung cấp, chia sẻ thông tin tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, chính xác, đồng thời kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc, việc ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu số kho lưu trữ là một trong những giải pháp hữu hiệu cần thực hiện.
Trên cơ sở đó, trong năm 2014 và 2015, Trung tâm Công nghệ thông tin đã tham mưu Sở Tài nguyên và Môi trường trình UBND tỉnh có kế hoạch số hóa hồ sơ tài liệu của ngành đồng thời xây dựng tích hợp vào phần mềm ứng dụng công nghệ Web-base. Đây là công nghệ hiện đại có thể tích hợp được vào hệ thống Website, cổng thông tin điện tử hay hệ thống chính phủ điện tử và khai thác trên mạng interet. Với đầy đủ các tính năng đăng nhập thông tin dữ liệu, phân cấp, phân quyền người được truy cập và sử dụng khai thác... Kết quả này đã đáp ứng được yêu cầu đặt ra với người sử dụng, tiếp nhận yêu cầu kịp thời, việc quản lý tìm kiếm nhanh, xử lý cung cấp hồ sơ tài liệu qua phần mềm bảo đảm chính xác, kịp thời, tiến tới phục vụ cung cấp trực tuyến cho toàn ngành.
Chính vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ cung cấp thông tin đã tạo được một cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý chặt chẽ, phục vụ việc tra cứu thông tin, khai thác nhanh, chính xác và hiệu quả nhằm phát huy hơn nữa vai trò của tài liệu lưu trữ trước nhu cầu thông tin ngày càng cao của xã hội, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, thúc đẩy công nghiệp hóa, hiện đại hóa.
P.V
Xem thêm bình luận