Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, nhằm phục vụ tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Với tầm quan trọng như vậy, Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ tài nguyên và môi trường (TN&MT) thuộc Sở TN&MTđang bảo quản toàn bộ tài liệu trong kho, tổ chức chỉnh lý khoa học, lập công cụ tra cứu và xây dựng nội quy sử dụng tài liệu…
Cán bộ Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ TN&MT luôn quan tâm kiểm tra sắp xếp dữ liệu, hồ sơ lưu trữ của ngành
Tuy nhiên hiện nay, do chưa có Kho lưu trữ chuyên dụng nên Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ TN&MT đã dùng các biện pháp thủ công để bảo quản tài liệu, như chống ẩm, chống nấm mốc, chống côn trùng, chống mối, chống chuột; đầu tư trang thiết bị như máy hút ẩm, máy lạnh, máy đo nhiệt độ, độ ẩm… Hàng ngày, cán bộ công chức, viên chức, người lao động bộ phận kho thường xuyên mở cửa thông thoáng nhằm hỗ trợ điều hòa không khí, thông gió nhằm bảo quản tốt hơn cho tài liệu lưu trữ, cụ thể làdữ liệu về đất đai, dữ liệu về tài nguyên nước khoáng sản, khí tượng thủy văn; dữ liệu về môi trường; dữ liệu về đo đạc vàbản đồ; hồ sơ, kết quả các cuộc thanh tra, kiểm tra xử lý vi phạm, giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo về tài nguyên vàmôi trường đã được cơ quan Nhànước có thẩm quyền giải quyết; hồ sơ, kết quả của các dự án, chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học công nghệ về tài nguyên vàmôi trường; các văn bản pháp luật thuộc thẩm quyền của Quốc hội, Chính phủ, Bộ TN&MT, HĐND vàUBND tỉnh ban hành về lĩnh vực TN&MT; các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, định mức kinh tế - kỹ thuật về TN&MT… Đặc biệt, dữ liệu đất đai có khối tài liệu địa bộ, địa bạ được sản sinh trong quá trình hoạt động của ngành có thời gian từ trước năm 1975 rất có giá trị, nhưng do khối tài liệu này được ra đời sớm, tình trạng tài liệu giấy, mực, vật liệu chế tác không được tốt cho nên khối tài liệu này đang trong quá trình bảo quản đặc biệt, một số trang tài liệu có nguy cơ tự bị hủy hoại.
Để bảo đảm tốt cho việc bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ của ngành, Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ TN&MT đã tham mưu cho lãnh đạo sở các văn bản, các nghiệp vụ hoạt động lưu trữ như đưa ra việc quy định ra vào kho lưu trữ, quy định bảo quản tài liệu lưu trữ vàthường xuyên duy trì nhiệt độ, độ ẩm tối ưu để bảo quản an toàn tài liệu; đồng thời định kỳ khử trùng, khử axit nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu cho tài liệu lưu trữ. Ngoài ra, trung tâm cũng tiếp tục tham mưu các cấp có thẩm quyền chuẩn bị các điều kiện để khởi công xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của ngành; triển khai đề án tu bổ, phục chế tài liệu thuộc khối tài liệu sổ địa bộ, địa bạ nhằm bảo hiểm tốt đối với khối tài liệu quý hiếm này; đồng thời tăng cường công tác thu thập vàchỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ của ngành đồng thời đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ cung cấp thông tin nhằm phục vụ việc tra cứu thông tin, khai thác nhanh, chính xác vàhiệu quả, phát huy hơn nữa vai trò của tài liệu lưu trữ trước nhu cầu thông tin ngày càng cao của xã hội, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, thúc đẩy công nghiệp hóa, hiện đại hóa.
P.V
Xem thêm bình luận