Nhằm đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, cung cấp, chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, đồng thời kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc, Sở TN&MT đã đưa việc ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu số kho lưu trữ.
Những cơ sở dữ liệu số kho lưu trữ trước và sau chỉnh lý
Theo đó, sở đã có kế hoạch số hóa hồ sơ tài liệu của ngành, đồng thời xây dựng tích hợp vào phần mềm ứng dụng công nghệ Web-base. Đây là công nghệ hiện đại có thể tích hợp được vào hệ thống Website, Cổng thông tin điện tử hay hệ thống Chính phủ điện tử và khai thác trên mạng internet. Với đầy đủ các tính năng đăng nhập thông tin dữ liệu, phân cấp, phân quyền người được truy cập và sử dụng khai thác... Kết quả này đã đáp ứng được yêu cầu đặt ra với người sử dụng, tiếp nhận yêu cầu kịp thời, việc quản lý tìm kiếm nhanh, xử lý cung cấp hồ sơ tài liệu qua phần mềm bảo đảm chính xác, kịp thời, tiến tới phục vụ cung cấp trực tuyến cho toàn ngành.
Để thực hiện tốt hơn nữa công tác lưu trữ, Sở TN&MT đã đề ra giải pháp đó là các thủ trưởng đơn vị cần tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ giúp cán bộ công chức, viên chức nhận thức đầy đủ vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ để thực hiện đúng theo quy định pháp luật của Nhà nước; quy định trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan coi đây là tiêu chí để bình xét thi đua hàng năm.
Về phía Trung tâm Công nghệ Thông tin Lưu trữ TN&MT sẽ thường xuyên tham mưu rà soát, điều chỉnh ban hành các văn bản pháp luật nhằm cụ thể hóa các chính sách, thủ tục áp dụng tại địa phương liên quan đến công tác lưu trữ; quan tâm đầu tư, trang bị các phương tiện cần thiết, áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo quản an toàn tài liệu và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ, chú ý đến công tác phòng chống cháy, nổ và phòng chống lụt, bão, nấm, mốc…, tổ chức đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ để quản lý, tiếp tục số hóa tài liệu lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ khoa học, hiện đại đáp ứng kịp thời tiến trình phát triển hiện nay.
P.V
Xem thêm bình luận