Thực hiện hóa đơn điện tử: Giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí

Lộ trình chuyển đổi từ việc sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử (HĐĐT) được thực hiện trong vòng 24 tháng, từ ngày 1-11-2018 đến 1-11-2020. Và theo quy định, doanh nghiệp (DN) được phép sử dụng hóa đơn giấy tự in, đặt in từ nay cho đến 31-10-2020. Tuy nhiên, ghi nhận cho thấy hiện nhiều DN trên địa bàn tỉnh vẫn còn lúng túng trong thực hiện HĐĐT.

Đại diện doanh nghiệp làm thủ tục khai báo thuế tại Cục Thuế. Ảnh: THANH HỒNG

HĐĐT mang lại hiệu quả cao

Thời gian qua, Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế đã lựa chọn một số DN lớn thuộc các lĩnh vực điện lực, viễn thông, hàng không… (DN bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đến người tiêu dùng cuối cùng, DN phát sinh khối lượng hóa đơn giấy lớn, có hạ tầng công nghệ thông tin phát triển) để tham gia triển khai thí điểm HĐĐT và HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế. Kết quả cho thấy, đến nay việc triển khai HĐĐT của các DN được khách hàng chấp thuận, mang lại hiệu quả thiết thực về thời gian và tiết kiệm chi phí cho DN.

Về phía khách hàng, thói quen sử dụng hóa đơn giấy đã dần thay đổi. Khách hàng tích cực hợp tác với DN sử dụng HĐĐT. Bên cạnh đó, việc sử dụng HĐĐT đã giúp khách hàng thuận tiện trong thanh toán. Khách hàng có thể truy cập vào website của bên bán để xem và tải hóa đơn khi cần, khách hàng không phải lưu trữ, bảo quản hóa đơn, tránh rủi ro mất hóa đơn và tiết kiệm được chi phí do không phải in ra giấy…

Tuy nhiên, ghi nhận cho thấy vẫn còn không ít DN trên địa bàn tỉnh đang tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy, thay vì chuyển sang sử dụng HĐĐT. Nguyên nhân chính được xác định là do DN chưa nắm bắt đầy đủ về việc sử dụng HĐĐT. Cụ thể, tại cuộc họp mới đây giữa ngành thuế tỉnh với các DN liên quan đến vấn đề HĐĐT, đại diện Công ty TNHH gỗ Yang Cheng nêu ý kiến HĐĐT ghi sai thông tin bên mua, bên xuất hóa đơn có được làm biên bản điều chỉnh như hóa đơn thông thường không; bên mua có phải lưu file hóa đơn của người mua hay không; HĐĐT có được xuất đính kèm bảng kê? Đại diện Công ty TNHH Kang Nam Tevisco Việt Nam thì nêu ý kiến về cách lưu trữ HĐĐT và in HĐĐT sang hóa đơn giấy có được không?...

Quy định rõ lộ trình chuyển sang HĐĐT

Giải đáp những vấn đề các DN nêu ra, ông Võ Long Hải, Trưởng phòng Tuyên truyền và Hỗ trợ người nộp thuế Cục Thuế, cho biết hóa đơn đầu vào là HĐĐT được lưu, sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra và các vật mang tin như thanh USB, đĩa CD, đĩa cứng… hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến. Trường hợp DN muốn lưu bằng giấy thì phải lưu hóa đơn được chuyển đổi từ HĐĐT. Hóa đơn được chuyển đổi phải bảo đảm điều kiện quy định của Bộ Tài chính.

Đối với ý kiến của Công ty TNHH Kang Nam Tevisco, ông Hải cho biết hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT đã chuyển đổi một lần thì phải bảo đảm điều kiện như phản ánh toàn vẹn nội dung HĐĐT gốc, có ký hiệu riêng và xác nhận được chuyển đổi, có chữ ký và lưu tên người thực hiện chuyển đổi. Đối với HĐĐT được chuyển đổi thành hóa đơn giấy đã chứng minh nguồn gốc hàng hóa, xuất xứ thì phải có chữ ký của người đại diện pháp luật của người bán, dấu mộc của người bán.

Về việc HĐĐT ghi sai tên của người mua, theo nguyên tắc thì nội dung hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không được tẩy xóa, sửa đổi… địa chỉ mã số thuế của người bán. Trường hợp HĐĐT đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Đối với trường hợp HĐĐT kèm theo bảng kê thì HĐĐT phải được lập đầy đủ danh mục hàng hóa bán ra, bảo đảm thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết theo quy định. DN không được lập HĐĐT khi không có danh mục hàng hóa mà lại kèm theo bảng kê hàng hóa bằng giấy cho khách hàng…

Theo ông Hải, HĐĐT có thể coi là giải pháp tối ưu cho tất cả những vấn đề của hóa đơn giấy. Không chỉ giúp DN tiết kiệm thời gian, chi phí liên quan đến HĐĐT như khởi tạo, phát hành, vận chuyển, lưu trữ… HĐĐT còn bảo đảm an toàn, bảo mật tối đa, giảm thiểu khả năng hóa đơn bị làm giả. Bên cạnh những giá trị hữu hình, thực hiện HĐĐT, DN còn có thể nhận được những giá trị vô hình khác như cơ hội khi cung cấp cho khách hàng dịch vụ hiện đại, tiện ích, nhanh chóng, góp phần nâng cao giá trị thương hiệu của DN cũng như tăng năng suất, hiệu quả công việc.

Theo ngành thuế, hiện nay, nhiều DN trên địa bàn tỉnh đã chuẩn bị tốt về mặt công nghệ thông tin nên DN đặt vấn đề về sử dụng HĐĐT với tỷ lệ có tăng. Tuy nhiên, tình trạng DN chưa nắm bắt rõ Nghị định 119/2018/ NĐ-CP của Chính phủ rơi vào trường hợp DN mới thành lập, DN nhỏ sử dụng hết hóa đơn giấy, sau đó mới chuyển sang thực hiện HĐĐT. Vì vậy, hiện nay DN lúng túng ở chỗ thực hiện HĐĐT theo Nghị định 119, chứ không theo Nghị định 51 và 04 của Chính phủ. Hai nghị định này có quy định chung, sử dụng đồng thời các loại là hóa đơn giấy, hóa đơn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ bao gồm cả HĐĐT và hóa đơn giấy. Còn Nghị định 119 của Chính phủ chỉ sử dụng duy nhất hình thức là HĐĐT.

 THANH HỒNG