Tôi được cơ quan phân công đi dự hội nghị tổng kết của một ngành nọ. Cứ tưởng như thông lệ mọi năm, tôi cố gắng đến sớm để đăng ký danh sách đại biểu, đồng thời nhận tài liệu để “nghiên cứu” trước khi bắt đầu hội nghị. Nào ngờ khi đến bàn lễ tân, cô nhân viên chỉ gắn lên áo tấm biển “đại biểu” rồi đáp từ: “Anh chịu khó đọc tài liệu qua... mạng. Cơ quan em đã chủ động đưa tài liệu lên mạng từ hơn 1 tuần trước và việc này có ghi hẳn trong thư mời họp”. Đến lúc này, tôi chợt nhìn kỹ lại thư mời, thì quả đúng là như vậy, trong thư mời ghi rõ dòng phụ chú: “Hội nghị không phát tài liệu, đề nghị đại biểu dự họp nghiên cứu trước tại địa chỉ...”.
Hiện nay đang là thời điểm nhiều cơ quan, đơn vị tổ chức tổng kết cuối năm và cách làm nêu trên chỉ là một trong nhiều hình thức cải tiến nhằm tiết kiệm chi phí, công sức cho người đi dự họp lẫn đơn vị tổ chức. Thay vì in, photocopy hàng xấp tài liệu có liên quan, thì không ít cơ quan, đơn vị đã mạnh dạn chuyển sang hình thức tải lên mạng internet trước khi diễn ra hội nghị, vừa giảm chi phí in ấn, vừa giúp đại biểu có thời gian nghiên cứu kỹ hơn nội dung tài liệu, khi vào họp chỉ cần phát biểu ý kiến, thậm chí nội dung báo cáo cũng chỉ được trình bày lại một cách sơ lược, tóm tắt để dành nhiều thời gian hơn cho việc thảo luận, hạn chế tình trạng “trên đọc báo cáo ra rả, phía dưới đại biểu ngao ngán ngáp vắn ngáp dài”. Ngay cả trong các kỳ họp HĐND - vốn “nổi tiếng” là có tài liệu... tính bằng kg, cũng đã được nhiều địa phương áp dụng hình thức tải tài liệu qua mạng và rất được sự đồng tình, hưởng ứng. Sự cải tiến này là một xu hướng tất yếu của quá trình phát triển công nghệ thông tin mà bất cứ cơ quan nào cũng không thể đứng ngoài cuộc; chỉ khác nhau ở chỗ nếu đơn vị nào có cách làm khéo, sáng tạo sẽ càng giảm chi phí và giúp chất lượng hội nghị trở nên sinh động, chất lượng hơn.
Nói rộng ra, việc tổ chức tổng kết, sơ kết là công tác thường xuyên, cần thiết nhưng nhiều nơi chưa chú trọng cải tiến hình thức để nâng cao hiệu quả. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hội nghị, bên cạnh việc tải sẵn tài liệu lên mạng còn có hình thức tổ chức họp trực tuyến. Thay vì đại biểu phải tốn chi phí đi lại, ăn ở khá tốn kém (đó là chưa kể việc tận dụng cơ hội đi tổng kết để du lịch, nghỉ mát) thì chỉ cần đầu tư trang thiết bị công nghệ thông tin một lần không nhiều để thực hiện hội họp từ xa. Cách làm này đang có xu hướng được nhân rộng, đặc biệt với các hội nghị cấp Trung ương, toàn quốc, còn ở cấp tỉnh thì ít nơi thực hiện. Rào cản lớn là do tâm lý ngán ngại với máy móc, công nghệ thông tin và cả thao tác nghiệp vụ của cán bộ chưa tương thích. Do vậy, cần có sự chuyển đổi về nhận thức, bởi việc đầu tư cho thiết bị công nghệ thông tin trực tuyến sẽ còn giúp ích cho rất nhiều việc khác, không chỉ trong hội họp mà ngay cả trong các trường hợp khẩn cấp, thiên tai cũng sẽ phát huy hiệu quả.
Tiết kiệm, chống lãng phí là một chủ trương lớn mà Đảng, Nhà nước đang phát động. Thực hiện chủ trương này cần vận dụng cả những bước tiến như vừa nêu, bởi không phải nói tiết kiệm một cách chung chung mà phải đi vào những việc làm thiết thực, sáng tạo và gắn liền với xu hướng phát triển của thời đại.
* V.C
Xem thêm bình luận