Sáng mãi đạo lý “Uống nước nhớ nguồn” – Bài 4

• Sáng mãi đạo lý “Uống nước nhớ nguồn” – Bài 1
• Sáng mãi đạo lý “Uống nước nhớ nguồn” - Bài 2

 Bài 4: Số hóa dữ liệu người có công

Số hóa hồ sơ người có công (NCC) là giải pháp hữu hiệu để Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (LĐ-TB&XH) lưu trữ hồ sơ, phục vụ cho yêu cầu quản lý và khai thác, sử dụng. Từ cuối năm 2018 đến nay, hơn 70% hồ sơ NCC đã được quét, scan vào hệ thống dữ liệu. 

Đáp ứng công tác quản lý

Theo chân cán bộ Phòng NCC (Sở LĐ-TB&XH) đến kho lưu trữ hồ sơ NCC tại Trung tâm Hành chính tỉnh, với hàng ngàn bộ hồ sơ cũ, giấy đã phai nhàu nhưng được cất giữ cẩn thận. Đây là loại hồ sơ có giá trị đặc biệt và sử dụng vĩnh viễn. Nỗ lực của họ là vậy nhưng làm sao để mãi lưu giữ được hồ sơ, giấy tờ NCC một cách nguyên vẹn trước tác động lớn về thời tiết, khí hậu. Đó là “bài toán” khó đòi hỏi ngành LĐ-TB&XH phải tìm ra “lời giải”.

Với việc lưu trữ truyền thống này, khi cần tra cứu hồ sơ NCC, cán bộ Phòng NCC sẽ tìm mã số hồ sơ rồi xuống tận kho để tìm. Theo quan sát của chúng tôi, việc lưu trữ thực hiện theo cách truyền thống, theo từng loại đối tượng, mỗi hồ sơ được lưu vào kẹp hồ sơ, đánh số thứ tự; sắp xếp trên giá, kệ trong kho lưu trữ; có sổ đăng ký số tra cứu số hồ sơ và quản lý trên excel. Hiện nay, chính sách, chế độ đối với NCC được mở rộng, chế độ nhà ở, bảo hiểm y tế đối với con liệt sĩ, sao lục hồ sơ chuyển đi ngoài tỉnh ngày càng nhiều. Như vậy, mỗi lần tra cứu hồ sơ giải quyết chế độ mất nhiều thời gian, làm ảnh hưởng đến việc giải quyết chính sách cho các đối tượng NCC và thân nhân. 

Nhân viên Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Đông Kinh đang nhập dữ liệu hồ sơ lên hệ thống

Trước những vấn đề trên, Sở LĐ-TB&XH đã chọn giải pháp tối ưu là số hóa hồ sơ tài liệu NCC với cách mạng được xây dựng dựa trên Đề án “Ứng dụng CNTT tại Sở LĐ- TB&XH giai đoạn 2016-2018”.

Sở đã tham mưu, trình UBND tỉnh phê duyệt triển khai nhằm đáp ứng công tác quản lý và nhu cầu thông tin cần được cung cấp đầy đủ và kịp thời khi giải quyết chính sách. Tháng 3-2016, khởi động việc triển khai thực hiện lưu trữ và số hóa hồ sơ NCC. Tháng 11-2018, đơn vị đấu thầu đã bắt đầu scan, nhập dữ liệu từng bộ hồ sơ để lưu trữ trên hệ thống trong phần mềm. Đến nay, đã số hóa hơn 70% hồ sơ NCC. Dự kiến đến cuối năm 2019 sẽ hoàn thành việc số hóa dữ liệu hồ sơ NCC.

Nhờ số hóa dữ liệu hồ sơ NCC nên công tác quản lý, giải quyết chế độ cho NCC dễ dàng, nhanh chóng hơn.

Bắt kịp xu thế của Chính phủ điện tử

Số hóa dữ liệu NCC để lưu trữ trên hệ thống đã giúp cho công tác quản lý hồ sơ NCC một cách tập trung, nhanh chóng, thuận tiện trong khai thác sử dụng. Giờ đây, khi cần tra cứu thông tin của đối tượng chính sách, NCC, cán bộ phòng NCC chỉ cần nhập tên, địa phương nơi họ sinh sống đã có đầy đủ thông tin, giấy tờ có liên quan.

“Mục sở thị” hồ sơ được lưu trữ trên hệ thống, cán bộ Phòng NCC tra cứu tên thương binh Phan Văn Tuy với số hồ sơ là 04028. Chỉ cần nhập tên, thông tin của ông Tuy đã hiện lên với 2 dạng hồ sơ được lưu trữ là thương binh và hưởng Quyết định 142. Trong mục thương binh có 6 loại giấy tờ liên quan đều được scan lại như: Giấy chứng nhận thương binh, biên bản giám định y khoa… Quyết định 142 có quyết định phục viên, bản khai cá nhân… Hệ thống còn cung cấp thông tin ông Tuy là NCC được chuyển từ Thanh Hóa vào Bình Dương.

Quá nhanh, rõ ràng để có được thông tin của đối tượng chính sách, NCC. Đó là câu khẳng định và cũng là niềm vui của những người làm công tác quản lý hồ sơ NCC tại Sở LĐ-TB&XH. Giờ đây, họ đã phần nào yên tâm hồ sơ, tài liệu NCC sẽ không dần bị “lão hóa” theo thời gian.

Trao đổi với chúng tôi, bà Nguyễn Ngọc Hằng, Phó Giám đốc Sở LĐ-TB&XH, cho biết cùng với chủ trương của Bộ LÐ-TB&XH về xây dựng cổng thông tin điện tử về liệt sĩ, mộ liệt sĩ và nghĩa trang liệt sĩ, đồng bộ và quy chuẩn hóa cơ sở dữ liệu thông tin về hồ sơ NCC là công cụ hữu ích, góp phần thực hiện việc quản lý, khai thác, giải quyết chính sách ưu đãi NCC nhanh chóng, hiệu quả hơn. Qua đó, thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước bằng ứng dụng công nghệ mới, hướng đến hòa nhập với xu thế hiện đại hóa nền hành chính, xu thế của Chính phủ điện tử.

 THIÊN LÝ

Bài cuối: Đa dạng các hoạt động tri ân