Tiến tới “Phòng họp không giấy”

Tính đến nay, HĐND, UBND tỉnh Bình Dương đã tổ chức hơn 10 “cuộc họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh”.

HĐND tỉnh tổ chức kỳ họp lần thứ 12, HĐND tỉnh khóa IX với hình thức “Phòng họp không giấy”. Trong ảnh: Các đại biểu HĐND tỉnh theo dõi tài liệu cuộc họp trên máy tính bảng

Ông Lai Xuân Thành, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, cho rằng, các tính năng của hệ thống “Phòng họp không giấy” (eCabinet) và ứng dụng “Giao việc tức thời - Nhắc việc thông minh” có rất nhiều tiện ích. Theo đó, trước mỗi phiên họp, toàn bộ tài liệu số của cuộc họp được chuẩn bị và chuyển đến các đại biểu để nghiên cứu trước. Trong mỗi phiên họp, các đại biểu có thể truy cập kho tài liệu số chuẩn bị trước phiên họp kết hợp với các công cụ tiện lợi như ghi chú, đánh dấu trực tiếp trên tài liệu và sử dụng các tiện ích như: Đăng ký phát biểu, biểu quyết... Sau các phiên họp, các ý kiến, kết quả biểu quyết, chỉ đạo kết luận trong cuộc họp được tổng hợp và thông tin đến các đơn vị và cá nhân liên quan trong thời gian ngắn nhất trên môi trường mạng.

Với việc ứng dụng “Giao việc tức thời - Nhắc việc thông minh” như là một “thư ký riêng” cho lãnh đạo các cấp, tạo nên quy trình làm việc bài bản. Ứng dụng này có một số tính năng nổi bật như trao đổi, giao việc tức thời, cung cấp môi trường bảo mật để lãnh đạo trao đổi và giao việc cho cá nhân, đơn vị phụ trách; nhắc nhở công việc; quản lý công việc; trợ lý ảo (hỗ trợ báo cáo công việc hàng ngày, tương tác với người dùng để tìm kiếm thông tin)… Toàn bộ quy trình được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử, không sử dụng bất cứ văn bản in nào. Trong phiên họp, lãnh đạo và các thành viên trao đổi, tương tác nội dung, thực hiện biểu quyết và kết luận cuộc họp được cập nhật trên hệ thống. Đây là những điểm ưu việt nhằm hướng tới mục tiêu “liêm chính, kiến tạo, hành động” mà Bình Dương quyết tâm xây dựng một bộ máy phi giấy tờ, ít họp hành nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí cho xã hội, người dân, doanh nghiệp.

Ông Trần Thanh Liêm, Phó Bí thư Tỉnh ủy, Chủ tịch UBND tỉnh, cho biết mục tiêu của hệ thống “Phòng họp không giấy” (eCabinet) là giúp chuyển phương thức làm việc từ văn bản giấy sang môi trường điện tử hiện đại, minh bạch, giảm thời gian và tăng hiệu quả trong xử lý công việc. Việc thí điểm triển khai “Phòng họp không giấy”, góp phần hướng tới mục tiêu xây dựng chính quyền điện tử. Và, sắp tới ngoài việc triển khai thí điểm, “Phòng họp không giấy” là giúp chuyển phương thức làm việc từ văn bản giấy sang môi trường điện tử, sử dụng văn bản điện tử, tạo môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, minh bạch, hiệu quả, giảm thời gian, tăng tính kịp thời, hiệu quả trong việc xử lý công việc. Các sở, ban, ngành, đoàn thể cần quán triệt tinh thần tiên phong, quyết liệt nhập cuộc, đổi mới mạnh mẽ, nắm vững các thao tác để sử dụng thành thạo hệ thống “Phòng họp không giấy”.

HỒ VĂN